Завантаження накладних з PDF у BAS Бухгалтерія

Постачальник надіслав видаткову накладну в PDF, на пошту чи фото в месенджер — а в BAS її досі передруковують руками. Обробка для BAS Бухгалтерія розпізнає накладну і створює в базі «Надходження товарів і послуг» із контрагентом, договором, позиціями й ПДВ. Бухгалтер лише перевіряє й проводить.

Як це виглядає в BAS

Обробка — це файл, який ви відкриваєте у своїй BAS Бухгалтерія. Нічого не встановлюється й конфігурація не змінюється. Ви вибираєте файли накладних — можна одразу пачкою — і бачите список створених документів.

Справжні екрани обробки в BAS Бухгалтерія 2.1. Дані тестові.

Які накладні можна завантажити

• Вхідні видаткові накладні постачальників — у PDF, сканах і фото (PDF, JPG, PNG, TIFF)
• Накладні, які прийшли поштою, у Viber чи Telegram — збережіть як файл і завантажте
• Багатосторінкові накладні з десятками позицій
• Пачку різних документів одразу: обробка визначає вид кожного — накладна, акт, рахунок чи договір

Чого обробка не робить: не створює «Реалізацію» — власні вихідні накладні вашої організації вона пропускає. З ТТН, податкових накладних і чеків документи не створюються.

Що заповнюється в «Надходженні товарів і послуг»

• Контрагент — за ЄДРПОУ з накладної; договір контрагента
• Номер і дата вхідного документа
• Рядки: номенклатура, кількість, ціна, сума; товари й послуги — на своїх вкладках
• ПДВ і загальна сума

Якщо контрагента, договору чи номенклатури ще немає в базі, обробка не додає їх мовчки: ви бачите, чого бракує, і створюєте кнопкою «Створити відсутнє». Контрагента з помилковим ЄДРПОУ вона не створить.

Чому документ не проводиться одразу

Розпізнавання залежить від якості файлу: чіткий PDF розпізнається краще, ніж фото під кутом, а рукописне — лише частково. Тому кожна накладна створюється без проведення. Бухгалтер відкриває її, звіряє з оригіналом і проводить сам — так само, як після ручного введення, тільки без набору.

Скільки часу це звільняє

Ручне введення однієї накладної — це хвилини: знайти контрагента, вибрати договір, перенести кожен рядок, звірити суми. Коли накладних сотні на місяць, це вже дні роботи бухгалтера. Порахувати свою економію можна в калькуляторі на сторінці обробки: кількість документів, хвилин на документ і зарплата.

Скільки коштує

• За фактом$0,10 за сторінку, мінімум $25 на місяць (зараховується в оплату сторінок)
• Пакет 1000$100 на місяць, 1 000 сторінок
• Пакет 3000$270 на місяць ($0,09 за сторінку)
• Пакет 5000$400 на місяць ($0,08 за сторінку)

Для всіх тарифів: 20 сторінок безкоштовно на пілоті, підключення $120 за першу базу і $60 за кожну наступну — разово. Сторінка PDF, фото чи скан = 1 сторінка. Пілот на копії вашої бази безкоштовний.

Що потрібно, щоб почати

1. Цінова пропозиція або аудит. Відповідаєте на кілька запитань — програма, кількість баз, сторінок на місяць — і отримуєте пропозицію в PDF на email.
2. Зустріч і діагностика. Бронюєте онлайн-зустріч, один раз запускаєте нашу тестову обробку в копії бази — вона збирає лише назви полів, жодних даних.
3. Пілот на копії бази. Підключаємо справжню обробку — 20 сторінок безкоштовно на ваших документах.
4. Договір і робоча база. Все подобається — договір і робота в робочій базі. Ні — нічого не платите.

Перевірено на BAS Бухгалтерія 2.1 (редакція 2.1.34.2). BAS Малий бізнес і BAS ERP мають інші документи, тож там обробка «як є» не працює.